Der Verwaltungsaufwand für Musiknutzung in nicht liturgischen kirchlichen Veranstaltungen erhöht sich, da der Verband der Diözesen Deutschlands (VDD) und die Verwertungsgesellschaft GEMA einen Rahmenvertrag nicht verlängert haben. Bereits im März hatte der Dachverband der katholischen Kirchenmusik, der Allgemeine Cäcilienverband für Deutschland (ACV), vor Absagen etwa von Konzerten von Gospelchören und Kirchenbands sowie von aktueller Musik auf Kindergarten- und Pfarrfesten gewarnt. Ende Mai stellte der Verband der Diözesen klar, dass seinerseits eine Fortführung des Pauschalvertrags wünschenswert sei.
Laut Verband der Diözesen Deutschlands wurde der Rahmenvertrag durch ein Schreiben der GEMA 2023 mit Wirkung zum 1. Januar 2024 gekündigt. Der Vertrag beinhaltete, dass nicht liturgische kirchliche Veranstaltungen von der kostenpflichtigen Meldepflicht befreit waren. Im Gegenzug zahlte der VDD eine jährliche Pauschalsumme an die GEMA. Da die GEMA mit ihrem Onlineportal nun eine digitale Meldung von Veranstaltungen anbieten kann, wolle sie die künftige Berechnungsbasis für die Vergütungssumme auf die konkrete Meldung von Nutzungen bei gleichzeitiger Kostenübernahme durch den VDD ausrichten. Der VDD erklärte, er strebe „weiter einen Austausch an, um nach Möglichkeit eine unveränderte Verwaltungsvereinfachung insbesondere für die ehrenamtlichen Akteure und Kirchenmusiker vor Ort zu erreichen.“
Raphael Baader, Generalsekretär des Cäcilienverbands, hält die neue Regelung für eine „Katastrophe“. Dadurch müssten kleine und finanzschwache Gemeinden teils auf neuere Musik verzichten. Sie könnten den zeitlichen Aufwand nicht leisten. Es fielen zudem nun Gebühren etwa bei Veranstaltungen mit vielen Gästen an, bei denen Eintritt verlangt werde. Auf Nachfrage der „Herder Korrespondenz“ erklärte Baader, „insbesondere Ensembles, die sich auf neue Musik spezialisiert haben, haben ein massives Problem, da sie die Kosten nicht mehr stemmen können“. Erste kostenpflichtige Stücke seien bereits aus dem Konzertrepertoire für 2025 genommen worden. Der ACV fordere die GEMA und den VDD auf, an den Verhandlungstisch zurückzukehren und „dieses Mal auch Experten aus der Kirchenmusik einzubeziehen“. Zudem habe die GEMA Webinare zu Kirchenmusik so selten angeboten, dass „Kirchenmusiker gar keinen Platz erhalten haben“. Der ACV fordere von der GEMA, dass sie alle nötigen Informationen ausreichend vermittele.
Urheberrechtlich geschützt ist Musik aller lebenden Komponisten sowie 70 Jahre über den Tod hinaus; auch Neubearbeitungen können geschützt sein. Die Nutzung muss bei der GEMA über deren Website oder per E-Mail einzeln gemeldet werden. Laut GEMA werden oft Musiknutzungen bei Konzerten der Ernsten Musik oder mit neuem Liedgut, bei Sommerfesten, Filmvorführungen, in der Jugendarbeit, auf Internetseiten, bei Veranstaltungen mit Livemusik, für Tonträger sowie Notenkopien in Kindertagesstätten gemeldet. Nicht kostenpflichtig sind liturgische Feiern wie Hochzeiten und Martinsumzüge. Doch auch kostenfreie Musik muss zur Erfassung im Meldewesen gemeldet werden.