- Klären Sie die Zielsetzung
Was möchten Sie mit Ihrem Angebot erreichen? Möchten Sie mit den Eltern ins Gespräch kommen oder handelt es sich eher um einen verpflichtenden Termin? Möchten Sie alle Eltern informieren? Oder geht es um einen lockeren Austausch für die, die Zeit und Lust haben? Wenn Sie wissen, was genau Ihr Ziel ist, fallen Terminfindung, Art der Einladung und die Wahl des Formats leichter.
- Angebot und Zielgruppe
Bevor Sie Online-Angebote für die Eltern organisieren, stellen Sie sich zunächst folgende Fragen:
- Auf welchem Weg informieren Sie die Eltern?
- Gibt es Hürden in der Sprache?
- Soll es regelmäßige Termine geben oder eine Abwechslung in Tag und Uhrzeit?
- Können die Eltern mit jedem Endgerät (Handy, Tablet, Laptop …) teilnehmen?
- Gibt es andere Hürden in Bezug auf die Teilnahme?
Versetzen Sie sich in die Lage der Eltern, vor allem derer, die Sie nicht zu erreichen scheinen.
- Technik und Vorbereitung
Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung. Bereiten Sie Ihre Technik gut vor. Wenn Sie alles einmal getestet haben, hilft das, Ruhe zu bewahren, wenn etwas schief geht.
Machen Sie sich im Team mit den Möglichkeiten vertraut:
- Klappt Ihr Online-Videotool?
- Kennen Sie alle Funktionen, die Sie bei Ihrem Angebot nutzen möchten?
- Funktionieren Headsets und Kameras? Sind die Einstellungen korrekt?
- Wenn Sie mit einem Laptop arbeiten, denken Sie an das Ladekabel.
- Welche weiteren Tools zur Abstimmung oder Ideensammlung könnten nützlich sein?
- Vorbereitung als Moderator*in
Alle Unterlagen und Dateien, die Sie im Termin nutzen möchten, sollten Sie griffbereit haben. Dazu zählen u. a. Ablaufplan, Stift und Papier für Notizen, Präsentationsdateien oder Links.
Sollen alle einmal zu Wort kommen? Dann sollten Sie auch eine Teilnehmer*innenliste bereithalten oder diese zu Beginn der Veranstaltung notieren. Ihr Job ist es, dass alle gehört werden und niemand vergessen wird. Denn bei Online-Veranstaltungen ist dies nicht immer so ersichtlich, wie wenn alle gemeinsam in einem Raum säßen.
- Unterstützung
Schaffen Sie es, das Online-Angebot alleine zu organisieren und zu moderieren? Wenn Sie sich nicht sicher sind, holen Sie sich Hilfe aus Ihrem Team und geben Sie einzelne Aufgaben ab. Wichtig sind hier gute Absprachen und Rollenverteilung.
Nennen Sie am besten schon in der Einladung eine Ansprechperson, die für technische Probleme telefonisch erreichbar ist. Denn Sie selbst können während der Veranstaltung nur denen helfen, die den Weg bereits zu Ihnen gefunden haben.
- Gemeinsame Haltung finden
Wenn Sie gemeinsam etwas Neues beginnen und neue Formen von Angeboten schaffen, haben Sie die Chance, die Regeln des Miteinanders neu auszuloten.
Sie sind als Moderator*in Vorbild. Seien Sie geduldig mit sich, dem Team und den Eltern. Nicht alles muss schnell gehen, nur weil es online eben schnell gehen könnte. Sie sind Vorbild und setzen den „Ton“. Dazu gehört auch eine ehrliche Fehlerfreundlichkeit.
- Kamera und Mikrofon
Vor der Veranstaltung sollten alle Eltern die Möglichkeit haben, ihre Technik zu testen:
- Funktionieren Kamera und Mikrofon?
- Sollen die Kameras angeschaltet werden oder nicht?
Besprechen Sie mit ihnen, was Sie gut finden und warum. Führen Sie eventuell spielerisch an die Technik heran. Bieten Sie Hilfestellungen und beobachten Sie die Teilnehmer*innen. Wenn z. B. ohne eingeschaltetes Mikro gesprochen wird, geben Sie den Eltern entsprechende Hinweise. Weichen Sie bei Bedarf auf den Chat aus und behalten Sie diesen im Auge.
- Tipps, Tools und kleine Methode
Wenn Sie zu lange Stille aufkommen lassen, verunsichert das die teilnehmenden Eltern. Daher empfiehlt es sich, hin und wieder zu kommentieren, was passiert und was Sie tun.
- Geben Sie Zeit für informelles Plaudern und Vernetzen.
- Bieten Sie „Break-Out-Rooms“ an: Damit können Sie eine Gruppe von Teilnehmer*innen in mehrere kleinere Konferenzräume aufteilen.
- Tools wie Padlet (Inhalte können gemeinsam live erstellt werden), Mentimeter (Echtzeit-Feedback) oder Abstimmungen lockern auf. Auch Umfragen sind online möglich, nutzen Sie dafür Online-Tools (z. B. Lamapoll).
Bedenken Sie jedoch: Zu viele Tools sollten nicht verwendet werden, denn diese könnten für einzelne eine Hürde bedeuten oder vom Thema ablenken.
- Was tun, wenn die Technik nicht klappt wie geplant
Bleiben Sie geduldig mit sich und der Technik. Improvisieren Sie, wo Sie können. Geben Sie den Teilnehmer*innen eine Aufgabe, um selbst Zeit zur Problemlösung zu gewinnen. Stellen Sie eine Frage zur Beantwortung im Chat. Geben Sie den Eltern Zeit, sich über ihre eigenen Erfahrungen zum Thema auszutauschen. Ziehen Sie (wenn möglich) einen anderen Programmpunkt vor oder legen Sie eine Pause ein.
Wenn Eltern Probleme haben, an der Veranstaltung teilzunehmen (z. B. wegen der schlechten Internetverbindung), empfiehlt es sich, wichtige Teile aufzuzeichnen, damit diese auch noch später abgerufen werden können. Fassen Sie wichtige Inhalte des Angebots in einer Dokumentation zusammen.
- Schwierige Situationen
- Vielredner*innen: Finden Sie den Punkt, um gut unterbrechen zu können. Kommunizieren Sie Ihr Vorgehen transparent.
- Bei hohem Diskussionsbedarf: Kreisen Sie das Thema ein. Benennen Sie, was noch zu klären und was noch zu tun ist. Machen Sie konkrete Angebote, wie Sie den weiteren Bedarf decken könnten.
- Bei Stille/fehlender Beteiligung: Überlegen Sie, was das Ziel war. Ist es auch ohne Beteiligung erreichbar? War es Ihr Ziel oder das der Eltern? Wer muss für das Ziel arbeiten? Wie können Sie das Angebot entsprechend anpassen?
Allgemein: Grundsätzlich ist es wichtig, transparent und als Moderator*in präsent zu sein und zu bleiben. Wenn es ein längeres Treffen wird, versorgen Sie sich mit Getränken und Snacks.